Com base em quase 200 estudos científicos publicados sobre reuniões no local de trabalho, uma equipe de psicólogos compôs recomendações que permitem aproveitar ao máximo as reuniões de trabalho em equipe. As recomendações incluem providências a serem tomadas antes de a reunião começar, conforme ela acontece e depois de concluída.

Joseph Mroz e Joseph Allen ( Universidade de Nebraska Omaha ) e Dana Verhoeven e Marissa Shuffler ( Universidade de Clemson ) afirmam ter encontrado muitas pesquisas e conclusões sobre reuniões corporativas, mas que muito pouco das orientações resultantes tem aparecido na literatura de negócios.

Os estudos e experimentos mostram que, nas circunstâncias adequadas, as reuniões podem fornecer um espaço para o pensamento criativo, a resolução de problemas, a discussão construtiva e a geração de ideias. Ainda assim, o grande volume de pesquisas feitas entre funcionários confirma a noção geral de que a maioria das reuniões é ineficiente, apesar dos recursos organizacionais dedicados a elas, incluindo tempo, salários, recursos mentais e tecnologia.

Em seu relatório, a equipe destaca os ingredientes certos para boas reuniões, incluindo como as pessoas podem se preparar para ter êxito na reunião, como certos aspectos das reuniões podem torná-las um sucesso ou um fracasso e como o que acontece depois de uma reunião pode melhorar os resultados da equipe.

Encoraje a contribuição: Os resultados sugerem que profissionais com desempenho de alto nível usam as reuniões para definir metas, facilitar a compreensão do grupo sobre problemas do trabalho e para buscar feedback.

Deixe espaço para o humor: O humor e o riso podem estimular comportamentos positivos nas reuniões, incentivando a participação e a resolução criativa de problemas. Esses comportamentos positivos durante uma reunião predizem o desempenho da equipe simultaneamente e até dois anos depois.

Redirecione as reclamações: Os participantes devem estar cientes de que as reclamações podem levar rapidamente a sentimentos de futilidade e desesperança, e os líderes devem acabar com as reclamações o mais rápido que puderem – dando atenção a elas ou resolvendo-as, não deixando-as de lado.

Mantenha as discussões focadas: Bons líderes garantem que o objetivo da reunião e a agenda sejam cumpridos, ficando prontos para identificar comportamentos disfuncionais e intervir para reorientar a reunião.

Para sabermos se reunião foi produtiva, precisamos saber se ela atingiu o objetivo proposto. Caso ela tenha iniciado sem um objetivo claro, ela nem deveria ter sido realizada.

Antes de agendar uma reunião e convocar outras pessoas, tenha muito claro qual seu objetivo com este compromisso. Faça perguntas a você mesmo, como:

Qual problema desejo resolver?
O que eu desejo discutir nesta reunião?
Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião?

Perguntas como esta ajudam o profissional a entender melhor o próprio problema e a ir mais preparado para saber o que buscar durante a reunião. Direcionando os temas e o seu próprio discurso aos interlocutores.

É comum em uma reunião tratarmos mais de um assunto. Esta é uma maneira de otimizar o tempo e aproveitar o encontro com as pessoas envolvidas. Por outro lado, quanto mais temas a serem tratados, maiores as chances de dispersão em relação aos pontos principais.

Depois de definir os objetivos do encontro, liste cada assunto a ser tratado. Durante a reunião, evite ao máximo falar de problemas que não estavam na pauta inicial. Se tiver a oportunidade, deixe um espaço reservado no final para outros temas, mas garanta que a lista definida anteriormente tenha seus objetivos atendidos.

Ao enviar o convite da reunião para os integrantes, procure enviar um pequeno resumo dos seus objetivos e a pauta com os assuntos a serem discutidos. Isto ajuda a equipe a já ir pensando em possíveis soluções, fazendo com que o encontro seja mais produtivo e não se perca tempo com explicações.

Em reuniões com muitos temas, é comum que a discussão se estenda por muito tempo em um tópico, e acabe faltando tempo para falar de outros assuntos. Por isso, para evitar que este tipo de situação prejudique o resultado, organize os temas por prioridade, falando sempre dos mais importantes primeiro.

Para cada assunto, procure também definir um tempo de discussão, e caso ele ainda não tenha sido resolvido no prazo, avalie se não é mais viável tratar dos próximos assuntos e agendar um novo encontro para falar apenas deste problema.

A ordenação das prioridades e controle do tempo por assunto evita que a equipe disperse falando de temas não relacionados, e também ajuda os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.

Reuniões corporativas são um exemplo claro de que quantidade não é sinônimo de qualidade. Pessoas erradas em reuniões erradas apenas prejudicam a discussão e ajudam ao não atingimento dos objetivos.

Por isso, ao definir a pauta da reunião, pense quais são as pessoas mais indicadas para tratar de cada assunto. Avalie o conhecimento, a capacidade e a experiência destes envolvidos. Procure chamar somente as pessoas envolvidas no problema, e aquelas que de fato podem ajudar a resolvê-lo.

Caso sua reunião envolva pessoas internas e externas, como clientes, tenha certeza de que os objetivos estejam muito alinhados entre sua equipe. Procure definir o papel de cada um no encontro, para que não haja uma contradição no discurso em frente aos demais interlocutores.

Neste momento sua reunião já tem uma pauta com objetivos, assuntos e tempos definidos para cada tópico, agora é hora de colocar tudo isto em prática.

Todas estas informações devem ser repassadas antes para que os envolvidos já estejam preparados e com a mentalidade alinhada. Mas é preciso muito foco e disciplina para seguir rigorosamente a pauta definida sem perda de tempo com assuntos fora do proposto.

Antes de começar a reunião, faça uma breve introdução e deixe claro que o foco é seguir a pauta e por isso o tempo será controlado. Quanto maior a equipe, maiores as chances de dispersão. Por isso, o líder precisa ter pulso firme para garantir que todos estejam atentos e focados no objetivo principal.

Uma reunião normalmente é realizada para que um problema seja resolvido, e a resolução deste problema pode requerer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas.

Desta maneira, o principal resultado desta reunião deverá ser um plano de ação contendo todas as tarefas a serem executadas, com seus respectivos responsáveis e prazos pré-estabelecidos.

Na gestão de projetos é comum que várias reuniões de acompanhamento das ações aconteçam com frequência. Neste caso, estes encontros têm objetivos muito claros – garantir que os prazos estejam sendo cumpridos, e evitar que qualquer desvio no planejado prejudique a continuidade das demais atividades.

Durante ou após o término da reunião, abra a pauta que foi criada com os assuntos e faça os registros sobre o encontro. A pauta deve conter informações como:

A pauta é fundamental para manter um histórico de tudo que foi discutido. Ela poderá ser reaproveitada em próximas reuniões que irão tratar da continuidade dos assuntos e servir de base para outros encontros.

Não se esqueça de sempre enviar a pauta da reunião para todos os participantes, em especial aqueles que ficaram com alguma ação pendente.

Faça uma ata: Atas das reuniões servem como um registro das decisões que foram tomadas, um plano de ação para as próximas etapas e um resumo das funções e responsabilidades designadas. Essa etapa também informa as pessoas que não puderam comparecer à reunião, mas precisam das informações.

Os resultados deste estudo, que exigiu diversas reuniões entre os pesquisadores, foram publicados na revista científica Current Directions in Psychological Science.

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