4 Pilares para uma boa gestão de um Consultório Odontológico

Uma boa gestão de um negócio só é conseguida através de controles precisos.

O que controlar? Como fazê-lo?

Esse artigo visa apresentar-lhes os principais pontos de controle que devem ser implantados em um consultório Odontológico.

1. RECEITAS OU ENTRADAS

Todo dinheiro que entra no caixa do consultório e que vem do pagamento dos pacientes é considerado uma receita ou entrada, os dois termos são iguais e significam a mesma coisa.

Um controle eficiente das entradas é extremamente importante para a saúde do seu consultório.

Sem um software odontológico fica muito difícil para você controlar diariamente todos os devedores.

Um bom controle sobre os inadimplentes aliado a uma boa cobrança pode significar muito no volume de entradas no seu caixa, mas não só o volume total, mas como elas entram ao longo dos dias e semanas de forma a você ter sempre caixa para fazer os pagamentos do consultório, sem precisar recorrer ao seu cheque especial, por exemplo.

Outro relatório importante é o que mostra os pagamentos dos seus pacientes, agrupados por  tipo de pagamento. Observe o gráfico abaixo fornecido pelo programa  Dentalis Net.

gráfico de fechamento de caixa do dentalis

Analisando o gráfico acima podemos descobrir que a maior parte da nossa receita provém de cheques e cheques pré. Com a inadimplência em alta não é recomendável ter um alto risco nos recebimentos.

Mas como ter um relatório desses sem um programa Odontológico.

2.  PAGAMENTOS DO CONSULTÓRIO

Tão importante quanto o controle sobre os recebimentos é o controle sobre todos os pagamentos do consultório.

Freqüentemente quando escutamos que uma empresa está em processo de recuperação, executivos são contratados e os cortes nos gastos passam a ser prioridade.

Em épocas de dificuldade econômica, como a atual, é difícil aumentar a receita do consultório, nossa melhor opção é um controle sobre as despesas para conseguir o equilíbrio do caixa.

Como cortar despesas sem conhecer a natureza delas?

Observe o gráfico abaixo, extraído pelo software Dentalis, a partir dos dados cadastrados no programa.

gráfico de contas pagas

Fica mais fácil tomar decisões quando sabemos que os gastos com laboratórios de prótese são maiores que as compras de material para o consultório, de acordo com o gráfico mostrado acima.

Focando nos itens de maior peso os resultados serão melhores.

3. CONTROLE SOBRE OS SERVIÇOS E PAGAMENTOS AO LABORATÓRIO DE PRÓTESE

Em geral o controle sobre os pagamentos ao laboratório é feito manualmente pela secretária do consultório.

O dentista não toma parte desse controle por entender que isso é uma parte operacional e de fácil organização.

Nem sempre é, trabalhos repetidos e cobrados indevidamente (repetições), além de erros na cobrança podem representar uma fonte de drenagem indevida de recursos do seu consultório.

Tão importante quanto o gerenciamento sobre os trabalhos que devam ser entregues pelo laboratório é o controle sobre os pagamentos que serão feitos e que decorrem destes trabalhos

Um software Odontológico  que imprima todos os pedidos feitos ao laboratório e que você tenha uma via e o seu prestador outra,  vai facilitar e muito a conferência da cobrança  que deve ser feita pela sua secretária.

Outro aspecto importante a controlar é a satisfação do seu paciente com o trabalho de prótese, um simples relatório de pacientes com serviço protético concluído no mês passado, pode ser a fonte para uma pesquisa de opinião a esse respeito.

Como fazer essa pesquisa de opinião? Você pode enviar um SMS com uma pergunta de satisfação com relação ao serviço executado. Lembre-se que as pesquisas de satisfação têm que ser curtas e com respostas diretas, que possam auxiliá-lo em uma tomada de decisão.

Exemplo: Como você qualifica o prazo de conclusão do seu tratamento, dê uma nota de 1-5? Onde 5 indica a sua máxima satisfação.

4. CONTROLE DE ESTOQUES

Os dentistas em geral tem bastante cuidado com as compras de material de consumo, talvez por ser uma tarefa constante e recorrente tem-se a imagem de que elas são um ponto importante a controlar.

Estudos mostram que os gastos com material de consumo não correspondem a 10% dos gastos gerais do consultório. No gráfico de despesas mostrado acima, elas são responsáveis por 6,8% dos gastos.

A diferença de preços entre fornecedores já é bastante pequena, em razão das margens cada vez menores que os fabricantes repassam aos distribuidores.

É muito mais importante o prazo de entrega, cumprimento desses prazos e forma de pagamento, do que o preço em si.

Mas então porquê controlar o estoque do consultório? Por razões que envolvam a qualidade do seu atendimento, como:

Manter os produtos sempre dentro do prazo de validade. O sistema odontológico que você escolher deve lhe fornecer a relação de itens com validade próxima da expiração.

Obter uma lista de itens abaixo do estoque mínimo vai fazer com que você se antecipe as necessidades e não tenha risco de falta de algum material. Um bom software odontológico pode lhe ajudar com esse relatório.

Entrada e saída de material devem ser feita com leitor de código de barras para diminuir o risco de erros de digitação.

Se você tem vários dentistas na consultório, descobrir quem gasta material em excesso também é muito importante.

Esses controles devem ser multiplicados quando você tem várias unidades consultórios. O programa odontológico  Dentalis net versão multi-consultórios permite que o gestor obtenha dados sobre qualquer unidade até mesmo pelo celular.

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