Conheça o papel da Auditoria Odontológica

O gestor de clínicas odontológicas já atravessou muitos desafios no desenvolvimento do seu negócio, cada um com sua complexidade e importância para o funcionamento ao longo prazo da clínica. Você já enfrentou algum problema que precisou de uma auditoria odontológica? 

A auditoria odontológica é responsável por assegurar que as práticas estejam alinhadas com os padrões de qualidade pedidos pelo mercado, abrangendo uma ampla gama de atividades, desde a análise de prontuários e procedimentos realizados, até a verificação de conformidade com as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Odontologia. 

Neste artigo, você entenderá o que é auditoria odontológica, seus principais aspectos e a sua importância para o melhor funcionamento de clínicas e consultórios odontológicos. Continue sua leitura e confira!

O que é auditoria odontológica?

Podemos definir auditoria odontológica como um conjunto de processos e verificações que garantem os padrões de qualidade e normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Odontologia em todos os tratamentos oferecidos em clínicas e consultórios. A auditoria pode ser feita por  um auditor em odontologia. Para se tornar um auditor odontológico, o profissional deve ser formado em odontologia e fazer uma pós-graduação na área. O auditor avalia desde o diagnóstico e tratamento até o registro e cobrança de serviços. 

Além das questões pontuadas acima, também são avaliadas questões referentes aos dados e custos operacionais, críticas, reclamações e sugestões dos clientes, fornecedores e colaboradores. 

Os serviços de auditoria odontológica também beneficiam as empresas, reduzindo riscos (com a análise completa de prontuários e procedimentos feita pelos auditores) e aumentando a confiabilidade do serviço (uma clínica segura dá tranquilidade ao paciente). 

Quais são os objetivos da auditoria?

Uma boa auditoria odontológica possui vários objetivos que beneficiam clínicas, consultórios e pacientes. Por meio dela, é possível avaliar a utilização de materiais e equipamentos e, dessa forma, identificar oportunidades para aprimorar o uso de recursos. Ela também deve avaliar a qualidade técnica e o cumprimento dos protocolos estabelecidos pelo Conselho Federal de Odontologia.

A auditoria ajuda a identificar cobranças desnecessárias, prevenindo fraudes. As recomendações geradas ao final de uma auditoria odontológica permitem que as empresas possam aprimorar seus processos, aumentar a eficiência e a satisfação dos pacientes.

Transparência também é um ponto fundamental para a confiança dos pacientes e profissionais na sua clínica. O processo de auditoria verifica se a documentação e os relatórios da clínica estão completos e corretos, assegurando que os registros sejam claros e detalhados. 

Quais os tipos de auditoria odontológica existentes?

Existem vários tipos de auditoria odontológica. Cada um deles desempenha um papel específico na análise da gestão da clínica. Destacamos:

• Qualidade: avalia a qualidade dos tratamentos oferecidos, verificando o cumprimento dos protocolos clínicos;

• Administrativa e operacional: examina os processos administrativos, controle de estoque e gestão financeira, buscando formas de melhorar a eficiência e reduzir de custos;

• Prontuários: analisa os registros dos pacientes para garantir que as informações estejam corretas e completas. Isso inclui a verificação do histórico de tratamentos e a documentação de cada procedimento; 

• Fraudes: identifica e combate possíveis fraudes, garantindo que os tratamentos cobrados sejam, de fato, realizados.

Como é possível implementar uma auditoria na sua clínica?

O sucesso na realização de uma auditoria odontológica em clínicas e consultórios odontológicos passa por quatro pontos fundamentais. São eles:

1. Contratação de profissionais qualificados: as auditorias devem ser realizadas por profissionais qualificados em auditoria e em odontologia. Eles devem entender os aspectos técnicos e as exigências regulatórias;

2. Estabelecer protocolos e padrões: é preciso que os responsáveis pela auditoria consigam definir procedimentos e protocolos a serem seguidos, garantindo que todos na clínica saibam quais são os critérios de qualidade e conformidade;

3. Utilização de recursos tecnológicos: a contratação de ferramentas de gestão de processos, como softwares de prontuários eletrônicos, podem facilitar o registro e controle das informações;

4. Processos regulares: a auditoria odontológica deve ser um processo contínuo, com revisões regulares para manter os padrões de qualidade e segurança. 

Quais as etapas da auditoria odontológica?

Este é um processo que pode variar conforme a complexidade apresentada em cada clínica/consultório odontológico. Todavia, alguns padrões estão presentes em toda auditoria. Destacamos aqui algumas dessas etapas:

• Planejamento: toda auditoria começa com planejamento. É durante essa etapa que se definem os objetivos, o escopo, os procedimentos a serem analisados e os critérios de avaliação. Nessa fase também são determinadas as normas que serão usadas como referência para a análise dos procedimentos, além da definição dos critérios de qualidade e conformidade a serem avaliados;

• Revisão de documentação de prontuários: o auditor revisa a documentação odontológica, incluindo prontuários, radiografias, laudos e fichas de atendimento. Essa análise detalhada permite verificar se os registros estão completos e precisos, e se estão em conformidade com as diretrizes clínicas;

• Avaliação dos procedimentos clínicos: a auditoria inclui uma avaliação dos procedimentos clínicos realizados, se eles são necessários para o caso específico de cada paciente. O auditor verifica a qualidade dos materiais usados, a técnica empregada e se há justificativa clínica para cada procedimento;

• Coleta de dados: os auditores coletam informações, incluindo relatórios de procedimentos, notas fiscais de materiais, entre outros documentos. Essa etapa pode incluir entrevistas com os profissionais e visitas à clínica para avaliação específica do ambiente físico;

• Análise de dados: com as informações registradas, o auditor compara os dados coletados com os critérios de qualidade e conformidade estabelecidos. Aqui, são analisados aspectos como a adequação dos procedimentos realizados e utilização correta de materiais;

• Elaboração de recomendações: após a revisão, o auditor elabora um relatório detalhado com os resultados da auditoria. Esse documento pode incluir recomendações para melhorar a qualidade dos tratamentos, corrigir falhas na documentação ou implementar mudanças para reduzir custos e otimizar os processos; 

• Monitoramento: em alguns casos, a auditoria inclui um acompanhamento para verificar se as recomendações foram implementadas e se resultaram nas melhorias esperadas. Esse monitoramento contínuo é importante para que a auditoria tenha um impacto duradouro na qualidade dos serviços odontológicos. 

A auditoria odontológica como ferramenta de gestão

Dessa forma, a auditoria apresenta os possíveis caminhos para assegurar uma gestão de qualidade eficiente tanto para as instituições, como para o trabalho dos cirurgiões-dentistas. 

Já para as operadoras de planos e seguros odontológicos, a auditoria apresenta-se como uma ferramenta de controle de demanda e utilização dos serviços assistenciais pelos consumidores, contribuindo para a redução da taxa de sinistralidade das operadoras.

Uma auditoria bem aplicada se torna um recurso de gestão que pode contribuir para a redução de despesas, geração de dados para uma tomada de decisão mais assertiva e controle da qualidade eficiente. 

Gostou do conteúdo? Te convido a conhecer ainda mais do nosso blog, clique aqui e confira todos os nossos artigos.