Controle de Estoque de Materiais
O controle de estoque utilizando um programa odontológico é muito importante para o gerenciamento de seu consultório. De alguma forma cada um de nós utiliza um caminho para registrar as entradas e saídas de material. Alguns utilizam planilhas eletrônicas como EXCEL para registrar toda movimentação dos produtos de forma simplificada.
Em geral o que é muito comum é delegar para um colaborador da equipe, ACD ou recepcionista, esse tipo de controle. Ocorre que esse colaborador, normalmente, tem diversas atividades e obrigações relacionadas ao atendimento dos pacientes e acaba por não dar a devida importância à gestão do estoque.
Mas a boa gestão do seu estoque envolve não apenas o controle de entrada e saída dos materiais, mas sim: uma boa compra, baixo estoque de produtos com pequeno giro, controle eficiente sobre materiais com prazo de validade curto e, sobretudo o controle sobre os materiais consumidos pelos dentistas de seu consultório.
Clínicas grandes com vários dentistas nem sempre controlam o possível desperdício de material com repetições desnecessárias de procedimento ou desvios de materiais do estoque.
Considerando este cenário, avaliamos que o controle dos materiais do estoque deve ser feito por uma única pessoa da sua estrutura e ela deve ser treinada e informada sobre o impacto do seu trabalho na gestão de seu consultório.
Em nosso trabalho de atendimento às clinicas, através de um software odontológico , muitas vezes notamos que o que falta no treinamento é o funcionário saber a razão das tarefas que ele executa e onde elas impactarão no processo de gestão da consultório.
No caso do controle de estoques devemos informar o responsável que um controle sobre os materiais com curto prazo de vencimento impacta diretamente na diminuição do descarte de materiais e como conseqüência um melhor aproveitamento dos recursos da consultório.
Outro ponto a observar é que as compras maiores (em quantidade) são apenas para os materiais com maior giro (maior uso). Não é necessário ter um estoque alto de materiais caros ou de pouco uso.
Todo dinheiro empregado na compra de materiais de pequeno giro significa que ele foi gasto num momento errado e poderia ser utilizado em outras necessidades da consultório.
Esse controle vale para qualquer porte de seu consultório, se ela é pequena é o momento ideal para implantar protocolos de gestão, ao crescer os diversos setores já terão seus controles apropriados. Nesse caso um programa de gestão para clinicas odontológicas se faz necessário.
O software odontológico tem relatórios próprios e fáceis de serem obtidos, se os dados estiverem corretamente preenchidos no programa.
Relatório que cruza informação como a produção do dentista x consumo do estoque, pode indicar desperdício de material e apontar para uma necessidade de treinamento desse dentista para o uso correto de determinado material.
Pontos importantes:
– Saber quais produtos estão próximos do vencimento.
– Identificar o produto que esta acabando para comprar antes que falte.
– Identificar quais produtos merecem ter uma maior quantidade no estoque.
– Acompanhar o consumo de material de cada dentista.
-Gerenciar estes controles através de um programa odontológico.
O objetivo é melhorar estes processos e aumentar a rentabilidade da consultório.
Sugestão:
- Profissionalizar e aperfeiçoar o gerenciamento do seu estoque, fazer treinamentos com a equipe e envolver o responsável pelo departamento de compras.
- Criar processos que possam ser absorvidos pela sua equipe.
- Implantar ferramentas para agilizar o seu dia a dia.
- Extrair relatórios que mostram claramente a situação real do seu estoque.
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