Atenção ao sinal vermelho: 6 razões para repensar o controle financeiro para consultórios odontológicos

A saúde financeira de uma clínica ou consultório odontológico é tão importante quanto a qualidade do atendimento prestado aos pacientes, ou o desenvolvimento dos seus colaboradores, por exemplo. Novos gestores e dentistas autônomos podem enfrentar grandes desafios na administração financeira, muitas vezes sem perceber que problemas estão se acumulando.

Quando os primeiros sinais de descontrole aparecem, ignorá-los pode levar a consequências mais graves, como a dificuldade para pagar fornecedores, inadimplência e até mesmo a inviabilidade financeira do negócio. 

Neste artigo listamos seis sinais de alerta que indicam que é a hora de repensar a gestão financeira da sua clínica ou consultório odontológico, buscando soluções eficazes para garantir estabilidade e um crescimento sustentável. 

Fique atento aos nossos alertas!

Sinal vermelho 1: você tem dificuldades em fechar o mês no azul

Quando os meses deixam de ter 30 dias e passam a ter 45 ou 60 por conta da sua falta de condições para honrar seus compromissos, fica claro que existe um problema na equação atual entre as receitas e as despesas que acontecem durante o mês vigente na sua clínica. 

Muitos consultórios e clínicas enfrentam essa situação por motivos como falta de controle sobre os custos fixos e variáveis, precificação incorreta dos procedimentos e baixo acompanhamento do fluxo de caixa. Essa dificuldade pode ser sentida no mercado em geral. Segundo pesquisa da Serasa Experian, quase 7 milhões de empresas fecharam o ano de 2024 no vermelho.  

O primeiro passo para enfrentar esse problema é com um controle mais rígido do fluxo de caixa. Você pode identificar quais são as despesas que podem ser ajustadas para equilibrar as contas. Um software de gestão odontológico com funcionalidades financeiras pode auxiliar no acompanhamento dos números em tempo real, dando a chance para o gestor se ajustar e evitar prejuízos. 

Sinal vermelho 2: alta taxa de inadimplência

Muitos consultórios e clínicas odontológicas sofrem com a inadimplência porque não possuem um sistema eficaz para controlar pagamentos em aberto. Se você frequentemente se depara com pacientes que não quitaram suas contas, seu negócio estará perdendo dinheiro, comprometendo a saúde financeira. 

Essa inadimplência pode ser causada por alguns motivos como a falta de clareza nas formas de pagamento, ausência de um sistema automatizado de cobranças e lembretes, além do descontrole no parcelamento dos tratamentos. 

Se o percentual de pacientes inadimplentes aumenta mês a mês, sua clínica pode sofrer com falta de liquidez, dificultando o pagamento de fornecedores, salários e demais despesas. 

Algumas das soluções que podem te ajudar são:

• Utilização de um software que registre os pagamentos e envie lembretes automáticos de lembrança;
• Oferecer opções de pagamento facilitadas, como parcelamento e boletos programados;
• Contar com uma política clara de pagamentos e orientação aos pacientes sobre prazos e condições. 

Sinal vermelho 3: falta de clareza sobre custos e receitas

Você sabe exatamente quanto sua clínica fatura mensalmente? E quais são os custos operacionais que você tem? Se as respostas dessas questões não são claras, a sua gestão financeira ainda pode melhorar bastante!

Sem um controle preciso, é fácil se perder em gastos desnecessários, deixar de prever períodos de baixa arrecadação ou até mesmo enfrentar dificuldades para pagar contas essenciais. 

Essa falta de clareza e controle financeiro qualificado tem prejudicado a vida de muitos negócios no Brasil. Conforme pesquisa feita pelo SEBRAE, quase metade das pequenas empresas brasileiras fecham por falta de equilíbrio financeiro e por problemas no controle do caixa. 

A falta de controle detalhado sobre as receitas e despesas impede a tomada de decisões estratégicas como:

• Identificação de quais procedimentos são os mais lucrativos;
• Diagnóstico de quando investir em novos equipamentos ou treinamentos para seus colaboradores;
• Detectar onde é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade dos serviços. 

Uma solução eficiente para resolução desses problemas é a utilização de um software de gestão odontológico que permite:

• Visualização de gráficos;
• Relatórios financeiros atualizados;
• Acompanhamento em tempo real de entrada e saída monetária. 

Sinal vermelho 4: ausência de planejamento financeiro

Clínicas e consultórios odontológicos de qualidade precisam crescer e se tornar um negócio sólido e sustentável. Para isso, é preciso ter um planejamento financeiro estruturado. Se o seu negócio não tem metas claras e nem um plano financeiro para os próximos meses, será difícil expandir, investir em novos equipamentos ou até mesmo lidar com imprevistos. 

Esse tema também tem sido problemático para a sobrevivência de muitas empresas brasileiras. Conforme artigo publicado pela Revista Exame, mais de 80% das pequenas empresas brasileiras vão à falência durante seus 5 primeiros anos de existência por falta de um planejamento financeiro estruturado. 

Não possuir um plano financeiro e não ter uma meta clara é uma combinação que causará uma tempestade, afetando diretamente o futuro do seu negócio. Você sempre estará apagando incêndios, sem uma visão clara do futuro. 

As clínicas e consultórios de sucesso fazem um planejamento financeiro detalhado de longo prazo, prevendo despesas, receitas, investimentos futuros e reservas para imprevistos. 

A utilização de um software de gestão auxilia na construção de cenários e no acompanhamento do desempenho financeiro em tempo real, além de permitir ao gestor que ele possa analisar os dados e identificar oportunidades de investimento e expansão. 

Sinal vermelho 5: você não tem reservas para emergências

Imprevistos acontecem: equipamentos podem quebrar, a demanda cai e despesas inesperadas ocorrem. Se sua clínica ou consultório odontológico não tiver uma receita financeira, qualquer emergência pode comprometer a operação e gerar endividamento. 

Você pode resolver esse problema estabelecendo um fundo de reserva, guardando um percentual fixo do faturamento mensal. Corte gastos desnecessários para acelerar a formação da reserva e utilize um software de gestão para projetar cenários financeiros futuros e evitar surpresas. 

Sinal vermelho 6: desorganização fiscal e tributária

A carga tributária no setor odontológico merece muita atenção do gestor. Qualquer erro no pagamento de impostos pode resultar em multas ou problemas com o fisco. O seu negócio pode ter dificuldades para pagar impostos e taxas nos prazos, falta de controle dos documentos fiscais e notas emitidas; além de confusão na definição do melhor regime tributário para redução de impostos.

Um software de gestão odontológico pode automatizar o cálculo de impostos e organizar suas notas fiscais. Contar com o suporte de um contador especializado no setor pode ser uma boa escolha.

Se você quer saber mais informações sobre como um planejamento tributário pode ajudar sua clínica a economizar e estar conforme com as regras, clique aqui e tenha acesso ao material especial que fizemos sobre esse assunto. 

Conte com a Dentalis para o controle financeiro 

Se você ficou atento ao longo deste conteúdo, percebeu que a contratação de um software de gestão odontológico é valioso na construção de uma clínica ou consultório estabilizado monetariamente. O gestor precisa estar pronto para enfrentar os desafios que aparecem diariamente. 

Independente do tamanho do seu negócio, a Dentalis conta com produtos específicos para te atender: você consegue melhorar a gestão financeira da sua clínica ou consultório, incluindo o acompanhamento de entradas e saídas, relatórios personalizados sobre desempenho de colaboradores e tratamentos.

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