Evite prejuízos financeiros com a melhor gestão de estoque.

A gestão de estoque é um aspecto muito importante para o bom funcionamento de uma clínica odontológica. Entretanto, muitas vezes, essa gestão acaba sendo negligenciada, seja por falta de experiência dos gestores ou por falta de ferramentas para controle. 

A má administração dos insumos pode acarretar prejuízos financeiros significativos, desde a perda de materiais por vencimento até a interrupção de atendimentos por falta de itens essenciais, além de prejudicar o fluxo de trabalho dos seus colaboradores. A gestão de estoque com precisão é essencial não apenas para manter a qualidade do atendimento, mas também para garantir a saúde financeira do negócio.

Infelizmente, é muito comum ver que gestores de todos os mercados (não apenas do setor odontológico) costumam ignorar a boa gestão de estoque. Conforme pesquisa feita pela H2R Pesquisas Avançadas, apenas 38% dos varejistas brasileiros investem na gestão de estoque, incluindo a contratação de um software de gestão para auxiliar nesse controle. 

Neste artigo, falaremos sobre práticas importantes que o gestor pode introduzir em seus processos para melhorar o controle do seu estoque e evitar prejuízos financeiros. Continue sua leitura e descubra como a gestão de estoque pode te ajudar a evitar prejuízos!

Por que fazer uma boa gestão de estoque? 

Antes de falarmos sobre boas práticas para melhorar sua gestão de estoque, é preciso saber as vantagens que um bom gerenciamento entrega para o seu negócio. 

Conheça alguns deles:

• Evite falta de materiais: garanta que nunca faltem materiais essenciais para o atendimento odontológico. A falta de suprimentos como anestésicos, luvas, ou resinas pode comprometer o tratamento dos pacientes. 

• Reduza desperdícios e economize recursos: uma administração eficiente de estoque permite que a clínica compre apenas o necessário, no momento certo, evitando que recursos financeiros sejam desperdiçados.

• Garanta a qualidade do atendimento ao paciente: assegure que todos os procedimentos sejam realizados sem atrasos, garantindo a experiência do paciente. A disponibilidade contínua de produtos de alta qualidade também contribui para um tratamento mais seguro e confiável.

• Aumente a produtividade do time: com materiais organizados e facilmente acessíveis, a equipe consegue se concentrar no atendimento ao paciente. Com um gerenciamento eficiente, você elimina o tempo perdido em busca de itens ou em reabastecimentos urgentes, aumentando a produtividade. 

• Previna problemas legais e sanitários: alguns materiais odontológicos, como medicamentos ou equipamentos descartáveis, precisam ser armazenados em condições específicas. Garanta conformidade com as normas regulatórias. 

Indicadores de estoque para ficar atento

Alguns indicadores de estoque ajudam o gestor a manter o controle e equilíbrio na gestão de estoque, evitando que certos insumos não fiquem muito tempo armazenados e percam qualidade. Os indicadores de estoque são métricas relacionadas ao armazenamento e movimentação dos insumos durante o dia a dia de sua clínica odontológica. 

Elas são utilizadas para monitorar a saúde do estoque, fazer planejamento das compras, manter níveis adequados dos itens e auxiliar a gestão na tomada de decisões de compras estratégicas. Alguns dos indicadores que podemos destacar são:

• Giro de estoque: diz respeito à rotatividade dos produtos. Quantas vezes você precisa fazer a reposição deste mesmo insumo durante um determinado período. 

• Tempo de estoque: indicador utilizado para monitorar em quanto tempo o inventário é utilizado. Importante para entender a rotatividade dos produtos no estoque. 

• Quebra de vendas: este indicador serve para medir a quantidade de serviços que deixaram de ser realizados por falta de insumos. É uma métrica fundamental, por mostrar o impacto financeiro causado pela não realização desses serviços, mas também serve de alerta para insatisfação do cliente. 

• Estoque mínimo e máximo: indicadores importantes para manter um nível saudável de produtos armazenados. 

• Tempo de reposição: indicador que se refere à contagem de dias até que um determinado insumo esteja disponível novamente no estoque. É importante considerar tempo de produção, de compra e entrega do fornecedor, além do cadastro no sistema do estoque. 

Agora que você já compreendeu quais são alguns dos benefícios de uma boa gestão de estoque e conheceu indicadores importantes para melhor controle, conheça agora algumas práticas e ações relevantes para evitar uma gestão ruim e prejuízos financeiros prejudiciais ao seu negócio. 

Conheça o consumo médio de cada material

Para evitar prejuízos, o gestor precisa entender exatamente quais são os materiais utilizados com mais frequência e suas quantidades. A compra excessiva de produtos que têm pouca saída ou um consumo subestimado de materiais críticos pode resultar em desperdícios e custos extras. 

Sendo assim, na sua gestão de estoque, realize uma análise de histórico de consumo para identificar quais são os itens mais usados e com que frequência precisam ser repostos. Esse histórico pode ser conseguido por meio de ferramentas inteligentes como um software de gestão, que também auxilia no registro de entrada e saída de cada produto de forma automatizada e precisa. 

Estabeleça pontos de reposição 

A reposição de estoque é crucial para evitar a falta e/ou excesso de produtos. A definição de pontos de reposição para cada item garante que você nunca fique sem os insumos mais importantes, mas também impede que o capital da clínica fique preso em produtos que demoram a ser utilizados. 

É importante para os gestores evitarem um abastecimento de última hora, afinal, compras urgentes podem sair mais caras para o consultório. Compras mais urgentes pedem uma entrega imediata, sem a possibilidade de fazer um pedido maior, perdendo assim, os descontos que normalmente acompanham compras maiores. 

Recomendamos que, na sua gestão de estoque, você defina um nível mínimo de estoque para cada material. Quando atingir esse nível, você já sabe que é o momento de fazer o pedido, evitando compras urgentes ou excessivas. Garanta que sempre haverá material disponível para o seu time desempenhar seu trabalho. 

Realize auditorias periódicas na sua gestão de estoque

A realização de auditorias periódicas no estoque ajuda o gestor a evitar surpresas desagradáveis como perdas não contabilizadas, produtos vencidos ou consumos inesperados. 

As auditorias também ajudam a identificar padrões de consumo e permitem ajustar o planejamento de compras, evitando tanto a falta de insumos quanto o acúmulo excessivo. Faça essa auditoria durante um espaço de tempo que faça sentido para você, seja ela mensal ou trimestralmente, por exemplo.

Utilize tecnologia para o controle do estoque

A gestão de estoque manual é propensa a erros humanos e possíveis ineficiências. Contar com um sistema de gestão (seja um sistema geral ou um sistema específico para estoques) para clínicas odontológicas pode ser um divisor de águas fundamental para o seu negócio. 

Com ele, é possível automatizar o controle de insumos, definir níveis mínimos e máximos de estoque, receber alerta quando for necessário fazer novas compras, além de outras usabilidades que variam de sistema para sistema. Com tais alertas, você evita tanto a falta de materiais, quanto o acúmulo desnecessário. 

Além disso, a utilização de um sistema de gestão de estoque facilita a criação de relatórios de consumo, essenciais para identificar padrões de utilização de insumos e planejar compras de forma estratégica. A automação minimiza o risco de erros, como duplicidade de pedidos ou esquecimentos.

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Negocie com fornecedores

O gerenciamento de estoque eficiente também tem como ponto positivo uma parceria sólida com fornecedores. Negocie prazos de entrega mais curtos, quantidades mínimas de pedido e até mesmo recebimento de produtos em consignação para reduzir custos associados ao estoque. Ou seja, você só paga pelo material após o seu uso! Assim, você consegue ajustar os volumes mínimos e não sobrecarrega seu estoque. 

Busque parcerias estratégicas, resultando em descontos e condições de pagamento favoráveis, estabelecendo contratos de fornecimento mais flexíveis e conforme sua demanda, ajudando a reduzir custos e melhorando a gestão de estoque e financeira da clínica. 

Treine seu time para usar corretamente os materiais do estoque

O uso de tecnologias para gestão de estoque é importante. Todavia, outro ponto relevante que tem impacto positivo em uma gestão de qualidade, é a participação do seu time de colaboradores. 

O uso inadequado ou excessivo de materiais pode gerar prejuízos inesperados. Por isso, é importante que todos os colaboradores sejam treinados para utilizar os insumos conscientemente. Converse com os seus profissionais sobre boas práticas de uso, realize treinamentos sobre o uso racional dos materiais e a importância de seguir os protocolos da clínica em relação ao estoque. 

Se achar necessário, envolva a equipe no processo de gestão de estoque, delegando responsabilidades e garantindo que todos estejam cientes da importância de manter o estoque equilibrado. O engajamento do seu time é peça chave para garantir uma gestão eficiente. 

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Utilizando um software de gestão de qualidade, você é capaz de melhorar a qualidade administrativa de toda sua clínica, não apenas a gestão de estoque. 

A Dentalis tem mais de 30 anos de experiência no mercado de sistemas de gestão exclusivos para clínicas e consultórios odontológicos. Atendendo mais de 18 mil dentistas ao redor do país, compreendemos a necessidade de cada gestor, independente do tamanho do seu negócio. 

Para entender mais sobre como um software de gestão pode ser positivo para sua clínica, recomendamos que você leia um dos nossos materiais especiais sobre gestão de negócios.

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