Prontuário eletrônico para clínicas odontológicas: modernize a sua gestão!

A transformação digital na odontologia tem impactado diretamente como clínicas e consultórios odontológicos gerenciam suas operações e atendem seus pacientes. Entre as inovações mais relevantes, os prontuários eletrônicos se destacam como uma ferramenta essencial na otimização de processos e garantia da segurança das informações do paciente, além de proporcionar uma experiência mais eficiente. 

Se você ainda não adotou um sistema de prontuário eletrônico ou quer entender melhor como ele pode otimizar os processos da  sua clínica, entenda nesse artigo o que é um prontuário eletrônico, quais os seus benefícios e os diferenciais desta tecnologia. 

O que é um prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico é a versão digital do tradicional prontuário físico, no qual são registrados todos os dados clínicos e administrativos relacionados aos pacientes atendidos na clínica odontológica. Ele permite que informações como registro odontológico, exames, imagens radiográficas, anotações de consultas e planos de tratamento sejam acessadas e atualizadas de forma rápida e segura. 

Além disso, sistemas modernos de prontuário eletrônico podem oferecer integração com outras funcionalidades de gestão, como o agendamento de consultas, emissão de guias para convênios e controle financeiro da clínica. 

Qual a diferença entre prontuário eletrônico e prontuário digital?

O prontuário digital é uma versão digitalizada do prontuário em papel. Os documentos físicos são convertidos em arquivos digitais (por meio de escaneamento, por exemplo), mas sem as funcionalidades adicionais de um sistema eletrônico. 

Algumas de suas principais características são:

• Armazenamento em formato PDF ou imagens escaneadas, guardados em computador;
• Somente reproduz o conteúdo dos documentos originais, sem estruturação dos dados;
• Não permite automação de processos, como preenchimento automático;
• Organização pode ser feita por pastas e subpastas no sistema da clínica;
• Não há integração automática com outros sistemas;
• Pode ser mais difícil de acessar remotamente ou compartilhar as informações com outros profissionais. 

Confira na tabela abaixo algumas das diferenças entre o prontuário eletrônico e o prontuário digital:

Quais os benefícios do prontuário eletrônico para clínicas odontológicas?

A adoção de um sistema de prontuários eletrônicos pode proporcionar inúmeros benefícios que impactam diretamente a gestão, a experiência do paciente e a segurança de dados. Confira agora alguns dos principais benefícios: 

Organização e centralização das informações

Diminua o risco de perda de informações importantes do paciente e reduza a necessidade de espaço físico para armazenar documentos, tornando sua clínica mais organizada e eficiente, contribuindo para a maior produtividade do seu time. 

Maior segurança e conformidade com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exigem que as clínicas odontológicas adotem medidas para garantir a privacidade e a segurança dos dados dos pacientes. Um prontuário eletrônico robusto consegue oferecer meios de segurança como criptografia, controle de acessos e backup automatizado, protegendo informações sensíveis de pacientes (e colaboradores) contra extravios, acessos externos não autorizados e falhas humanas. 

Muitos sistemas registram logs de atividades permitindo rastrear alterações feitas no prontuário, aumentando a transparência e se resguardando legalmente de possíveis problemas. Apesar da relevância da LGPD, a maioria das empresas ainda não conseguem seguir as determinações. 

Segundo pesquisa da Febraban, feita em 2023, apesar de 58% dos entrevistados afirmarem que o tema LGPD possui um alto grau de importância, a LGPD está fora da realidade de mais de 80% das empresas nacionais, incluindo instituições de saúde. 

Redução de erros e maior precisão nos tratamentos

Com a digitalização dos prontuários, a probabilidade de erros causados por problemas como perda de papéis ou registros incompletos é reduzida. Essa redução pode acontecer pela integração das informações com todos os membros da equipe. 

Por exemplo: os registros de um paciente são feitos na recepção e passados para o dentista, que também faz suas próprias anotações. Quando feitas no papel, algumas dessas informações podem ser perdidas por fatores como escrita ruim ou rasuras. Quando digitalizado, além das informações serem inseridas de forma mais simples e compreendidas claramente, facilita a conferência dos dados e a realização de ajustes, tudo isso com acesso controlado.

O software pode alertar sobre interações medicamentosas, contraindicações e alergias, auxiliando o profissional na tomada de decisão mais segura.

Alguns softwares de prontuário eletrônico possuem integração com exames digitais. Isso facilita a análise clínica, conferindo celeridade aos processos de diagnóstico e tratamento. 

Otimização do tempo e aumento da produtividade

A implementação de um prontuário eletrônico na clínica odontológica reduz significativamente o tempo investido em tarefas administrativas. Processos como registro de informações clínicas, emissão de receitas e pedidos de exame são feitos de forma ágil, liberando os profissionais para focar no atendimento ao paciente. 

A integração com outras ferramentas de gestão também auxilia na melhora do fluxo de trabalho.

Melhor experiência e atendimento eficiente para o paciente 

Prontuários eletrônicos podem refletir positivamente na experiência do paciente. Quando os prontuários eletrônicos estão vinculados a sistemas de gestão, eles permitem que o paciente receba prescrições, orientações e lembretes de consultas por meio de aplicativos ou e-mails, aumentando a adesão ao tratamento. Os prontuários também facilitam o atendimento, tornando-o mais ágil.

Otimização de tempo e recursos

Os prontuários eletrônicos auxiliam na redução de custos com impressão e armazenamento de documentos físicos, tempo de busca e organizações de informações, além de evitar possíveis erros administrativos que resultem em novas atividades. Você conhece a lei que determina as regras para armazenamento de prontuários médicos? De acordo com a Lei 13.787/18:

“Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.”

Ou seja, os prontuários em papel devem ser armazenados na sua clínica (ou consultório) pelo prazo mínimo de 20 anos! Imagine as possibilidades de reaproveitamento de todo esse espaço usado apenas para armazenar papel.

Quando a clínica consegue reduzir custos operacionais e otimizar o tempo dos colaboradores com a digitalização, ela pode utilizar tais recursos para investir em outras áreas importantes como atendimento ao paciente e aquisição de equipamentos. Enquanto isso, os funcionários podem focar em outras tarefas que demandem sua total atenção. 

Integração com outras ferramentas de gestão

Um software de prontuário eletrônico para clínicas odontológicas pode ser integrado a sistemas de radiologia digital, laboratórios e gestão financeira dependendo de sua necessidade. Isso ajuda na criação de um ecossistema completo de gestão, que pode ser construído com alguns programas. 

Tendo acesso aos dados analíticos relacionados a cada setor da sua clínica, é possível monitorar indicadores de desempenho relevantes como taxa de retorno dos pacientes, procedimentos mais realizados e faturamento médio por atendimento. 

Soluções como os softwares de gestão odontológica oferecem integração entre o prontuário eletrônico e outras ferramentas, destacando: 

• Agendamento e gestão de consultas;
• Financeiro e faturamento;
• Emissão de guias para convênios;
• Controle de estoque.

Essa integração elimina tarefas repetitivas e evita a sobrecarga administrativa da equipe.

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Como escolher o melhor prontuário eletrônico para sua clínica odontológica?

Para garantir que a sua clínica odontológica se beneficie ao máximo com os prontuários odontológicos, é importante escolher um produto que atenda às suas necessidades. Alguns dos critérios essenciais que você pode usar são:

• Segurança: o software deve garantir armazenamento seguro e criptografado dos dados, além de estar conforme as normas de segurança do Conselho Federal de Odontologia (CFO) e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

• Facilidade de uso e interface intuitiva: a usabilidade do sistema é um fator crítico. Um prontuário eletrônico deve ser intuitivo e de fácil navegação para que toda equipe possa utilizá-lo sem dificuldades.

• Funcionalidades personalizadas para odontologia: o software deve ser especializado na área odontológica, oferecendo funcionalidades como odontogramas, anamneses, prescrições, evolução do tratamento, integração com imagens radiográficas e planejamento digital de tratamentos. 

• Suporte técnico e atualizações: escolha um fornecedor que ofereça suporte técnico rápido e atualizações para manter o software sempre moderno e seguro. 

• Integração com outros módulos: a possibilidade de integração com outras áreas da clínica auxilia no aumento da eficiência da gestão e melhora o desempenho geral do consultório.

• Acesso remoto: opte por soluções que proporcionem aos profissionais o acesso às informações de qualquer lugar, com segurança.

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Quando o assunto é modernização de processos, a contratação de um software de gestão é crucial para o sucesso. Com os produtos da Dentalis, você conta com uma solução em gestão voltada especificamente para clínicas e consultórios odontológicos. 

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